Hacer que tu equipo controle el tiempo de trabajo no es fácil. Especialmente si se trata de un equipo consolidado de abogados cualificados. Más de una vez, he visto situaciones en las que la iniciativa de monitorización del tiempo en un equipo ha fallado y, después de uno o dos meses de agonía, las cosas han vuelto a su estado inicial.

Para motivar a tus empleados a hacer una monitorización del tiempo, debes simplificar el proceso, atender sus preocupaciones y animarlos a que formen el hábito.

¿Por qué los trabajadores se resisten a monitorizar el tiempo de trabajo?

Lo que dicen los trabajadores: ¡"Monitorizar el tiempo cansa y afecta a la productividad"!

Y sí, los que dicen esto tienen razón. Tener un control de las cosas consume algo de tiempo y, a diferencia de las tareas creativas interesantes, no te da mucha satisfacción laboral. Pero, si el valor de tener datos supera la productividad perdida, entonces no está tan mal. Es una compensación justa: hoy estás sacrificando un poco de productividad para obtener información empresarial que ayudará a tu empresa a largo plazo.

Al explicar a tus empleados por qué necesitas los datos, eliminarás esta objeción. En un par de párrafos a continuación, doy ejemplos de respuestas a la pregunta "¿por qué necesitamos una monitorización del tiempo?". Merece la pena tomarse el tiempo para formular tu propia versión del "por qué", el más fácil de recordar y comprensible para tus trabajadores.


Lo que sienten los trabajadores: el control te hace sentir vigilado y crea ansiedad

En lo que respecta a la monitorización del tiempo, lo que los trabajadores dicen no importa tanto como lo que sienten. Si puedes tratar las preocupaciones emocionales de tu equipo, eliminarás el mayor desafío en la adopción del control del tiempo.

El eje central del problema es el miedo: ¿cómo utilizará la dirección los datos?

Si alguien te dijera que debes contabilizar cada minuto de tiempo que pasas en el trabajo, también te entraría ansiedad. Te preocuparía cómo alguien interpretará tus descansos, te juzgará por pasar 2 horas al día con correos electrónicos y chateando, y se preguntarán cómo es que un proyecto te llevó 3 días.

Otro problema son las expectativas poco realistas. Un trabajador de oficina típico es productivo durante solo 4 horas en una jornada laboral de 8 horas. El resto del tiempo se dedica a descansos, charlas con compañeros, leer noticias, mensajes, snacks, etc.

Una vez que pides a los empleados que rindan cuentas por cada minuto y la dirección pueda ver cuánto han trabajado, los trabajadores comenzarán a ser más conscientes de sus actividades y, en última instancia, se estresarán debido al aumento de las expectativas.

La gente también teme que el control del tiempo pueda marcar un ritmo poco realista y acabar con la creatividad y el compañerismo. Si tienes que hacer un control de cada minuto de tu tiempo, lo pensarás dos veces antes de consultar las redes sociales, ayudar a tu compañero, tomarte un descanso o hacer cualquier otra cosa que te dé energía y te dé alegría. ¿Por qué? Si la dirección puede ver los números, todo comenzará a girar en torno a quién registró más tiempo de trabajo, sin considerar qué se consiguió realmente y cómo.

Cuando sentimos miedo, es más fácil obcecarse y rechazar el control del tiempo (o incluso sabotearlo) que seguir adelante.


Consejo sobre cómo motivar a los trabajadores a monitorizar el tiempo

Explicar por qué

En primer lugar, comienza apelando al sentido común. Debes dar una razón por la que necesitan realizar un control del tiempo y por qué es importante no solo para la empresa, sino también para el propio empleado.

Ejemplos:
• Es importante no olvidar cobrar extra al cliente por tareas urgentes/horas extras y así ganar más dinero. Pero asegúrate de que tus abogados también reciban una bonificación en ese caso.
• Diles a los empleados que necesitas conocer la rentabilidad del proyecto para que la empresa pueda tener más éxito, además de explicar cómo eso afectará personalmente a los empleados (por ejemplo, la empresa podrá pagar salarios más altos a los empleados o contratar mejores compañeros de equipo).
• Toda empresa que opere en España debe registrar horas y asistencia de cada uno de sus empleados. A las empresas que no cumplan se les impondrán multas que van desde unos pocos cientos hasta unos miles de euros. Todo lo que necesitas hacer es explicar los entresijos legales.
• Ayuda a aumentar la calidad de la estimación de tareas y la planificación para el trabajo futuro sobre la base de las lecciones aprendidas. Obtendrás plazos más adecuados, menos conflictos en el proyecto, detección temprana de problemas en el proyecto, por lo que no tendrás que sacrificar tu vida privada para compensar errores de planificación con exceso de trabajo.


Da tranquilidad emocional

Los empleados deben comprender que no deseas controlar quién hace qué personalmente. Tendrás que comunicarle a tu equipo que el control del tiempo no se trata de espiar a las personas, controlar quién pasa demasiado tiempo en los descansos o establecer metas poco realistas. Se trata simplemente de hacer un seguimiento de cómo invierte el tiempo y gastar menos en proyectos no rentables.

Lo último que quieres es hacer que los empleados se sientan mal.

Deja que los empleados decidan si desean realizar una monitorización del tiempo con un temporizador o introducir el tiempo manualmente al final del día.

Involúcralos en discusiones sobre qué nivel de detalle del control del tiempo es óptimo para ti. Al convertirlos en partes interesadas y coautores del proyecto de implementación, los pondrá de tu parte.


Hazlo super fácil y práctico

Cuanto más fácil sea realizar un control del tiempo, es más probable que lo hagan.
Para hacerlo más fácil, permite que los empleados monitoricen el tiempo desde cualquier lugar, ya sea desde su teléfono, ordenador portátil o navegador.
Y lo más importante, mantén los requisitos de datos al mínimo. En la mayoría de los casos, no necesitas un ensayo sobre todo lo que alguien trabajó durante una hora, o un registro súper detallado con 100 actividades diferentes al día. Cuanta menos información necesites, menos energía requerirá de los trabadores el control del tiempo.


Ten pautas claras sobre cómo realizar el control del tiempo

Al controlar el tiempo, los trabajadores se sentirán confundidos sobre cómo deberían ser sus registros de tiempo. ¿Deberían ser súper detallados? ¿Es suficiente categorizarlo por proyecto? ¿O cómo categorizar una actividad X?

Para que los informes sean útiles, los trabajadores deben realizar una monitorización del tiempo en el proyecto correcto. Por lo tanto, crea un esquema simple para que no tengan que dedicar mucho tiempo a pensar qué corresponde a dónde. No hay mayor dolor de cabeza que decidir si categorizar la respuesta a un correo electrónico como "Comunicación" o "Proyecto X".

Además, elabora una lista de actividades que se controlan con más asiduidad ("análisis de casos", "redacción de un dictamen legal", "reunión con el cliente", etc.) para que los empleados puedan iniciar un cronómetro para esa actividad con un solo clic. Ayuda a cada empleado a configurar su lista de temporizadores individual para los proyectos y actividades que realizarán en los próximos días.

Ayudar a los trabajadores con la configuración básica no se trata realmente de enseñarles cómo usar una herramienta (hay tutoriales para eso). En cambio, se trata de darles tranquilidad, personalizar la experiencia, mostrarles lo que necesitan frente a lo que no necesitan, estar allí para preguntas que puedan surgirles y encontrar un punto intermedio.

En las primeras etapas de la adaptación de los empleados al cambio, antes de que hayan desarrollado el hábito de controlar el tiempo con regularidad, cuantas menos barreras haya, más probabilidades habrá de que no se produzcan "colapsos".

Una vez que tenga un conjunto de reglas y pautas, documéntalas y compártelas con los demás. Tener un lugar donde puedan verificar si lo están haciendo bien es ideal para la productividad y eliminar la confusión. Además, es un gran recurso para los nuevos empleados durante su incorporación.


Controla a los "ausentes" a diario y hazles recordatorios

Tu objetivo es conseguir que los trabajadores conviertan el control del tiempo diario en un hábito. Un adulto promedio tarda unos 30 días en adquirir algún hábito. Pero esto es con la condición de que el nuevo hábito se repita regularmente, sin interrupciones.

Por supuesto, si te pierdes uno de los días mientras construyes el hábito, no significa que tengas que empezar de nuevo. Pero si un empleado no registra el tiempo dos días seguidos en esta etapa, en la mayoría de los casos es una decisión consciente.

Así como el entrenador al principio ayuda a los atletas novatos a "adaptarse", también tiene sentido que tu equipo tenga un rol de "cronometrador" que monitorearía diariamente si alguien olvidó registrar el tiempo del día anterior y les recordará de forma amistosa hacerlo.

En Jeffit, el procedimiento de control no llevará más de 10 minutos, incluso en despachos con muchos abogados, gracias a un informe especial llamado "Control de tiempos".

No utilices los datos recopilados para dar bonificaciones o penalizar

No debes utilizar la cantidad de horas registradas como una forma de castigar o recompensar a los trabajadores. Si lo haces, la gente comenzará a jugar con el sistema, hará un seguimiento de las horas incluso cuando no estén trabajando, y toda la productividad disminuirá, sin mencionar la precisión de los datos.

Tampoco debes valorar el trabajo por la cantidad de horas que se registraron, sino por la cantidad de trabajo realizado. Después de todo, alguien que se queda en horas extras no es un mejor empleado si consigue lo mismo que alguien que trabaja 8 horas al día (o menos).

Esto también es muy importante para la confianza. Si comienzas a usar los números para criticar a los empleados, comenzarán a ver el control del tiempo como un arma y se rebelarán en silencio.

Puedes tener puntos de referencia para la cantidad de horas por día que esperas de tu equipo para diferentes actividades. Estos puntos de referencia les dan a todos una idea clara de lo que se espera de ellos. Sin embargo, hay muchas razones por las que una persona puede no cumplir con un punto de referencia determinado (por ejemplo, involucrarse en la resolución de un problema particularmente complejo), por lo que siempre debes usar los datos de control del tiempo como un punto de partida para la discusión en lugar de un límite. Al discutir las estadísticas con los compañeros de equipo, puedes comprender cuándo y dónde el equipo está sobrecargado de trabajo y necesita respaldo o qué cambios deben realizarse en los procesos de la empresa.

Al final, el control del tiempo no es del agrado de todos, especialmente si se trata de un régimen impuesto de arriba hacia abajo sin una buena razón. Pero, al tener un proceso abierto, transparente y justo, obtendrás la confianza y la buena voluntad de los trabajadores que son cruciales para su adopción.